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Briefings: Como definir e estruturar diferentes briefings e quais os benefícios

Com 22 anos e no primeiro ano como Diretor de clube numa cadeia de referência nacional fazer briefings com a minha equipa parecia-me algo tão importante como... bem, para ser ainda mais transparente, eu considero-os a coisa mais importante numa organização. Claro está, quando bem-feitos. 

Briefings estão normalmente associados a curtas reuniões. No entanto, existem vários tipos de briefings, ou se preferirem, vários objetivos para cada um. 

Neste artigo, pretendo ajudar a identificar e simplificar a execução de 2 tipos de briefings. 

Briefing Nº1 - Briefing Diário 

Geralmente em equipa. O mais fácil de iniciar, pois por ser diário, os líderes tendem a iniciar logo no mesmo dia ou no dia seguinte, enquanto ainda se sentem motivados. Infelizmente, tende a ser o que mais rapidamente é abandonado. 

Dificuldades regularmente apresentadas:  

  • Não tenho muita gente disponível todos os dias. 
  • A equipa não dava grande valor ao momento 
  • Não podemos perder tanto tempo todos os dias 
  • Passado uma semana já não tenho novos temas 
  • A equipa desmotiva mais do que motiva 
  • Eu próprio não achei assim tão importante 
  • Outra desculpa. 

E sim, tendo a oportunidade de estar a escrever para gestores, diretores e ou outro tipo de líder ou aspirante, sinto-me na obrigação de ser direto e assumir que tal como as nossas equipas, nós damos desculpas para nos sentirmos bem com o fracasso. Mas felizmente e também, tal como as nossas equipas, encontramos o sucesso através do foco e dedicação na resolução de cada desafio. 

A verdade é que não lhe damos o devido valor porque ainda não o compreendemos, porque nos parece complexo e porque na nossa indústria ainda não é uma tendência. 

No entanto, se seguirmos outras indústrias mais evoluídas verificamos que é algo natural e já bem enraizado. Desafio-vos a encontrar, por exemplo, com um Hotel que não faça briefings diários. Através da experiência em que fui liderado na Walt Disney World Resorts, a liderar outras equipas em e-commerce e publicidade e, mais recentemente, em projetos de TI, sempre encontrei os briefings como uma base de trabalho forte para organizações de sucesso.  

Assim sendo, pretendo partilhar a preparação do briefing em 3 pontos. 

  1. Calendarizar e Temporizar. São 5 minutos, todos os dias e sempre à mesma hora. Quem está disponível, excelente. Quem não está, tem a responsabilidade de quando estiver no clube, procurar saber qual foi o tema em discussão. 
  2. Identificar objetivo. Existem muitas coisas para fazermos e falarmos hoje. Existem algumas que são muito importantes e existe uma que se destaca completamente. Hoje pode ser o objetivo de faturação diária, amanhã a comunicação de um novo evento. Num dia de chuva em que os números estão maus pode ser a motivação. 
  3. Estruturar o briefing. 

A estrutura deve ser dividida em 3:  

  1. Acolhimento (iniciar por um elogio sincero a toda a equipa demonstrando que o líder está atento ao que de bom se faz e não só às coisas menos positivas) e gestão de expectativas (o que vamos falar hoje).  
  2. Abordagem direta do tema subjacente. Claridade e Simplicidade são o ponto chave para transmitir a mensagem com sucesso. Aqui o tema pode ser positivo ou construtivo de forma a promover a melhoria de alguns processos. Dar espaço para que tirem dúvidas mas se tivermos aquele colaborador, que só ele é que não percebe, avançamos e ficamos com ele no final para lhe podermos prestar maior atenção. 
  3. Terminar com um plano de ação (ou simplesmente um foco), energia e entusiasmo. Com a sensação de que estamos alinhados, somos uma equipa unida e nada nos vai parar até atingirmos o nosso objetivo! 

Nota: O mais importante é garantir que o briefing é simples, direto e claro. Não devem restar 1% de dúvidas quanto ao tema abordado e o que fazer em relação ao tema abordado. Às vezes, pode ser tão simples quanto ver um vídeo de motivação em conjunto com a equipa. 

Briefing Nº2 - Briefing Semanal 

Este briefing deve ser preferencialmente individual. 

A preparação deve respeitar os mesmos pressupostos do briefing diário 

  1. Calendarizar (exemplo, todas as quartas-feiras às 11H00) e Temporizar (30’ a 60’). 
  2. Identificar um objetivo (qual o tema que vamos abordar). Esta reunião deverá começar por abordar a evolução do plano de ação da sessão anterior. E seguir para o novo tema caso o anterior tenha sido cumprido com sucesso.  
  3. Estrutura do briefing. O “tempo de antena” do colaborador é também mais alargado, havendo aqui um maior risco de perdermos o controlo da reunião. Como tal, o 1º ponto da estrutura, onde incluí a gestão de expectativas, deve ser executado com precisão e uma regra simples: durante este briefing nós somos super heróis com poderes infinitos para concretizar qualquer desafio. Nada é impossível e não damos desculpas para nada. Tal como qualquer super herói, a nossa função é ajudar pessoas. Logo, tudo o que falarmos nesta reunião é exclusivamente com o intuito de nos ajudarmos e crescermos juntos. O resto da estrutura deve ser semelhante à do briefing diário. 

As maiores dificuldades que encontramos nestes briefings prendem-se ao nível da organização da agenda e controlo do briefing - da nossa e dos nossos colaboradores. Para equipas grandes deixaria a recomendação de se reunirem semanalmente com os responsáveis por cada departamento e mensalmente com o resto da equipa.  

Quanto ao risco de a reunião “descarrilar” é algo que vamos evoluindo e aumentando a nossa capacidade de gestão ao longo do tempo.  No entanto, esse é o momento em que o colaborador pode ser ouvido e é importante termos uma escuta ativa.  

No final desta sessão é esperado um plano de ação por parte do líder também. 

Os briefings são importantes? 

Partilho alguns dos benefícios mais determinantes dentro de uma organização empresarial: 

  • O Diretor está mais atento aos acontecimentos diários do clube e reage mais rapidamente a fatores que possam vir a prejudicar irremediavelmente o clube se apenas agirmos sobre eles quando já é tarde demais. 
  • O Diretor coloca-se numa posição de desconforto diário (e todos sabemos que é nessa zona que evoluímos). 
  • O Diretor procura com mais regularidade temas interessantes e factores de motivação para a sua equipa. 
  • A equipa está mais consciente dos objetivos diários, evitando surpresas no final do mês. 
  • A equipa sente maior acompanhamento e supervisão da direção e tende a estar mais focada. 
  • A equipa está alinhada com a comunicação interna e externa, promovendo maior expansão e eficiência da comunicação com os sócios. 
  • Os sócios sentem maior organização da empresa. O PT, a rececionista, a senhora da limpeza, todos têm a minha informação e adotam a mesma posição em relação às ações/atividades da empresa. 
  • Os sócios sentem uma equipa mais focada e motivada. 
  • Os sócios sentem uma empresa mais estável e, como tal, sentem-se mais confortáveis. Máquinas e promoções todos têm. Uma equipa em quem possam confiar é o que realmente valorizam. 

Em modo resumo:  

Respeita a Agenda. Dia marcado e hora marcada são sagrados. 

Inicia sempre com um ponto positivo e termina sempre com um plano de ação claro e energia para o pôr em prática.