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Diretor Bombeiro. A Construção de um Day Flow Prático e Eficiente

Há fogo? Só um herói é chamado para o apagar.O DIRETOR DO CLUBE! Todos os dias num Ginásio perto de si, encontra Diretores de Clube, que são excelentes mestres na arte do improviso e resolução de problemas “que mais ninguém consegue resolver”.

Estão sempre disponíveis para o que der e vier. São mártires com um trabalho que nunca mais acaba e que despertam nas equipas a sensação de que não vale apena ser diretor se é para ter uma vida igual à daquele infeliz.

Estamos a falar de uma espécie incansável que faz 10 a 14 horas de trabalho diário sem olhar para o relógio a não ser quando já é quase hora de fechar, e ainda falta tanto para fazer.

O dia começa com coisas que não conseguimos terminar no dia anterior; em cima disso temos as tarefas do dia; uma caixa de email com vida própria e a aumentar a cada minuto, mais aquelas situações que nos surpreendem e achamos que não podemos controlar.

Vamos analisar 3 exemplos práticos que certamente já aconteceram a muitos dos meus colegas que estão a ler este artigo:

  • A aparelhagem que não funciona.

O professor responsável pela aula chega desesperado, a 1 minuto da aula começar, ao pé do diretor e diz que a aparelhagem não funciona e já está tudo à espera. De imediato, o Diretor levanta-se, corre para a sala e aplica a técnica infalível dos diretores – DESLIGA E VOLTA A LIGAR O APARELHO. O milagre acontece, mas o Diretor já perdeu o fio condutor da tarefa que estava a efetuar.

  • O Cliente que só fala com o Responsável.

O Diretor está a dar formação a um novo elemento. Entra pela porta dentro o rececionista a solicitar a presença do Diretor na receção pois está um sócio a reclamar e só fala com o responsável. O Diretor, interrompe a formação (que ele disse ao novo membro que era sagrada), vai à receção e pergunta qual o problema. O sócio responde que a água da piscina hoje estava fria. O Diretor diz que vai verificar o problema e que amanhã estará na temperatura normal. Ele resolve o assunto de imediato mas deixa alastrar o verdadeiro problema.

  • A substituição da aula de grupo.

Este é, talvez, o maior terror para um Diretor de Clube. De imediato agarra o telefone e liga para tudo o que é professor até encontrar o anjo que vem dar a substituição. Meio dia de trabalho perdido, mas já se livrou das reclamações por falta de professor para dar a aula. No meio de um dia em que tivemos de “concertar” aparelhagens, ouvir aquele sócio que só queria falar com o Responsável, ligar para encontrar um professor de substituição, atender fornecedores, dar formação ao novo colaborador e tentar esvaziar a caixa de emails, terminamos o dia cansados mas com a sensação de que não fizemos nada. Ainda para mais, quando no final do dia verificamos que as vendas foram fracas e que já não há nada que possamos fazer para melhorar os resultados desse dia e muito pouco está nas nossas mãos quanto aos prognósticos do dia seguinte. Principalmente se for um dia como o anterior – a probabilidade é que vai ser muito semelhante.

Será que é possível ter vida própria e ao mesmo tempo gerir um clube?

No início da minha carreira achava que não. Pensava que a única forma de conseguir vencer a batalha e ver a minha caixa de email vazia, por mais de 1 minuto, era ir trabalhar sábado e Domingo. Dessa forma, conseguia descansar o domingo à tarde com a sensação de ter a situação controlada, embora assombrado pelo pânico de amanhã já ser segunda feira e saber que tudo iria recomeçar.

Felizmente, a vida permitiu-me aprender com os meus erros, encontrar livros úteis e conhecer pessoas fantásticas que me ajudaram no processo. Mas acima de tudo, coloquei a meu favor a determinação que tinha em encontrar soluções. Os Diretores de Clube são fantásticos a encontrar soluções. Embora eu tenha percebido que nem sempre eram as soluções certas.

EU QUERO UMA VIDA PRÓPRIA. QUERO GERIR O MEU CLUBE E TERMINAR O DIA COM A SENSAÇÃO DE DEVER CUMPRIDO.

O dia que comecei a AGIR focado nisto foi o dia em que tudo mudou.

Nós temos a vida que queremos e escolhemos/permitimos. Comece o dia por definir as suas prioridades. Divida em 2 ou 3 partes. Como exemplo vou dividir em 3 as prioridades para o dia de hoje:

  1. Crescimento do meu negócio;
  2. Motivação da minha equipa;
  3. Momento pessoal com a namorada.

Depois devemos identificar quais as tarefas correspondentes. O que temos mesmo de fazer hoje. De preferência devemos colocar uma linha limite no tempo para nos ajudar na orientação.

Exemplo:

  • 07h15 Tomar o pequeno-almoçoenquanto define a lista de prioridades. 
  • 08h15 Treinar no clube.
  • 09h15 Ronda no clube.
  • 09h30 Analisar resultados e reajustar objetivos diários (se necessário).
  • 10h00 Reunir com a equipa comercial.
  • 10h30 Atualizar caixa de email.
  • 12h00 Ronda no Clube.
  • 13h00 Almoçar.
  • 15h00 Briefing individual 15’ com o Comercial.
  • 16h00 Briefing individual 15’ com a PT.
  • 17h00 Analisar resultados e projeção do dia seguinte.
  • 18h30 Verificar todos os pontos anteriores e necessidades da equipa.
  • 19h30 Levar a namorada a jantar.

Claro que se trata apenas de um exemplo (embora muitas vezes real de alguns dos meus dias). Aquilo a que dou mais valor desde que comecei a trabalhar desta forma é que a definição das prioridades permite fazer aquilo que é mais importante, dando no final do dia a sensação de dever cumprido e de um dia produtivo.

No meio, muitas coisas poderão acontecer, mas se formos intransigentes com o nosso plano, vamos identificar outra necessidade: FORMAR E DELEGAR.

Coloco primeiro Formar, porque às vezes a necessidade de Delegar é grande mas sem a devida formação corremos o risco de delegar a tarefa a alguém que não está preparado para entregar o resultado e as consequências são gravíssimas levando o líder a pensar: “Se queres algo bem feito, faz tu mesmo”. Este pensamento, é o maior bloqueador de inovação e desenvolvimento de uma marca.

Prepare a sua equipa:

Tudo começa no dia em que contratamos um novo colaborador.

Uma boa gestão de expectativas – Estou a contratar-te para não ter de fazer o teu trabalho. Tu és o responsável quando te pedem ajuda (sócio ou staff);

Um bom plano de integração – Estas são todas as áreas do clube, todo o staff, todas as ferramentas que tu precisas;

Um plano de Formação Completo – Esta é a forma de utilizares estas ferramentas que te mostrei;

E o mais difícil, Acompanhar e fazer Seguimento.

Com a equipa já existente deixo a sugestão: Comecem do zero, e vão ficar surpreendidos com a quantidade de coisas que a equipa, que já está na empresa há vários anos, vai aprender sobre o clube e sobre os colegas.

Antes de mudar o fruto, mude a raiz

Respeite mais as suas tarefas e elas serão mais respeitadas pelos outros. Leve-as até ao fim sem permitir interrupções. E ganhe assim o respeito que a sua equipa tem pelas suas tarefas. Começarão e interrompê-lo menos e a assumir maior responsabilidade da situação.

Tags: Rui Gomes