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O que os proprietários de ginásios devem saber para comunicar eficientemente com um contabilista?

A linguagem contabilística, financeira e de gestão, é para muitos dos proprietários de ginásios e demais interessados (diretores técnicos, instrutores, etc) difícil de decifrar e compreender por não fazer parte da sua área de formação principal.

O objetivo do artigo é dar alguma informação que facilite a escolha, a comunicação e o tipo de informação a solicitar ao contabilista. A interação entre o contabilista e os proprietários permite uma tomada de decisão estratégica consciente em relação ao futuro do ginásio, como alternativa às decisões apressadas, sintomas de ginásios não adaptados económica e financeiramente a pequenas alterações do mercado (por exemplo, diminuição da procura, aumento do IVA, aumento da concorrência, etc.). Se esta relação não é aprimorada e desenvolvida no dia-a-dia no longo-prazo poderemos ter uma relação hostil e um ginásio sem rumo estratégico económico-financeiro. 

Os proprietários têm de fazer importantes opções: Que tipos de contabilista querem? Que tipos de comunicação querem? Que tipos de informação pretendem? Antes de responder a estas questões importa saber as diferenças entre a contabilidade financeira (realizada pelos contabilistas) e a contabilidade de gestão (realizada por proprietários, diretores técnicos, coordenadores, etc. Os contabilistas dominam a contabilidade e a tributação mas isso não faz deles especialistas na gestão e capazes do desenvolvimento do negócio do fitness. Os proprietários devem encontrar um contabilista que esteja disposto a fazer parte do sistema de gestão do negócio do fitness.  

Considere os seguintes pontos na escolha e avaliação de um contabilista: 

Rapport – que esteja disponível a trabalhar em equipa e a fornecer informação económico-financeira e de ajuda à gestão externa (contabilidade financeira) e interna (contabilidade de gestão) do negócio, sempre que seja solicitada. A informação contabilística é histórica (passada) do que aconteceu no ginásio. O proprietário deve procurar comunicar com o contabilista no sentido deste realizar projeções, com base no histórico, e conjuntamente apresentar soluções futuras, alertando para eventuais riscos: carga tributária a pagar; aumento de financiamento; contratação de trabalhadores; compra de máquinas; realização de obras de remodelação; desinvestimento; etc. O contabilista não se deve limitar a codificar informação, sem visão para onde estrategicamente se deve encaminhar o ginásio. 

Competência técnica – para termos um contabilista que permita fazer a diferença no nosso negócio é importante entrevistar mais de que um. Compreender as suas competências técnicas não é de facto fácil para os proprietários. Os contabilistas devem tê-las, obrigatoriamente. Interessa conhecer, para o proprietário, como comunicam. O proprietário poderá apresentar a situação económico-financeira do ginásio ou plano de negócios (balanço, demostração de resultados e demostração de fluxos de caixa) e a carga de impostos suportada e inquirir, que visão o contabilista tem para o negócio e como se deve atuar no futuro. 

Tolerância ao risco – existem contabilistas mais ou menos tolerantes ao risco. Ou seja, perante uma nova dedução legal / imposto, como receio das auditorias, imputam ao ginásio. Existem outros contabilistas que são mais tolerantes em aceitar o risco e estão disponíveis para esclarecimentos perante uma auditoria (partindo de pressuposto que há opções, de imputar ou não imputar, a nova dedução legal / imposto). 

Avença – o proprietário acorda o pagamento de uma avença que inclui um conjunto de serviços prestados pelo contabilista. No acordo poderá existir a possibilidade do contabilista usufruir dos serviços do ginásio. A proximidade ao negócio, a relação às pessoas e a comunicação entre o contabilista e o proprietário, às questões económico-financeiras fundamentais, será muito mais eficiente. 

Algumas informações que os proprietários necessitam do contabilista: 

Informação de gestão – os proprietários enviam mensalmente os rendimentos (vendas) gerados no ginásio e os gastos (recursos consumidos) que lhe estão afetos. Mensalmente o contabilista deverá enviar um mapa de exploração (resultado da diferença entre rendimentos e gastos, sem depreciações EBITAD). Como este mapa o proprietário terá, numa lógica de absorção, a visão se o negócio está a gerar valor (resultado positivo) ou a destruir valor (resultado negativo). Este mapa de exploração contabilístico serve de suporte à contabilidade de gestão elaborada pelo proprietário de ginásio, numa óptica de contribuição, por exemplo: inscrições; reativações; cancelamentos; suspensões; treino personalizado; spa; e gastos gerados para cada um dos segmentos. A partir deste simples mapa de gestão é possível avaliar o risco económico do negócio e progressivamente torná-lo cada vez mais adaptada ao negócio do ginásio.  

Informação de fluxos de caixa – mensalmente os proprietários devem saber se têm dinheiro suficiente para honrar com os seus compromissos. Uma ferramenta com a informação dos pagamentos que o proprietário terá de fazer e os recebimentos que irá obter ajudará a prever situações de défice de tesouraria. Se o saldo de fluxo de caixa for negativo significa que a empresa tem gastos a mais, neste caso, o proprietário terá que rever os gastos para conseguir aumentar a entrada de dinheiro. Por outro lado, se o saldo de fluxo de caixa for positivo indica que a empresa está a conseguir pagar as suas obrigações e tem disponibilidade financeira. 

Informação dinâmica do negócio – esta informação ajudará a comparar alterações percentuais de diferentes períodos de tempo e o peso das rubricas de gastos: comparação de mês a mês, trimestre a trimestre, com período homólogo; comparação do último ano com os 3 anos anteriores; comparação dos gastos e da percentagem de cada categoria de gastos com o total de gastos. Esta comparação da percentagem de gastos por categoria em relação à totalidade de gastos é de extrema importância e muita das vezes negligenciada pelos proprietários. Se os rendimentos sobem por norma os gastos tendem a subir (dependendo da proporcionalidade de gastos fixos e gastos variáveis). Através desta ferramenta de gestão existe uma maior sensibilidade às alterações dos gastos e ao seu peso na gestão, facilitando a tomada de decisão. 

Plano de impostos – tem de existir por parte do contabilista proatividade na carga de impostos que os proprietários terão de pagar para os meses e ano seguintes. Acontece que muitas das vezes os proprietários são apanhados de surpresa com uma volumosa carga fiscal com apenas semanas ou dias antes do pagamento. Um plano delineado entre o contabilista e o proprietário ajudará a tomar decisões em relação aos rendimentos, gastos, recebimentos, pagamentos, investimentos e financiamentos.